Elementele facturii

Conform Codului Fiscal, sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic care conţin în mod obligatoriu următoarele informaţii:

- numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

- data emiterii facturii;

- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

- denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

- denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 153 Cod Fiscal, ale reprezentantului fiscal;

- denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153 Cod Fiscal ale reprezentantului fiscal;

- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 125^1 alin. (3) Cod Fiscal în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

- baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;

- indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;

- în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea „autofactură”;

- în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, să existe menţiunea din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

- în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea „taxare inversă”;

- în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea „regimul marjei - agenţii de turism”;

- dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile „regimul marjei - bunuri second-hand”, „regimul marjei - opere de artă” sau „regimul marjei - obiecte de colecţie şi antichităţi”, după caz;

- în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea „TVA la încasare”;

- o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

Facturile pot fi emise şi în sistem simplificat şi trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii:

- data emiterii;

- identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

- identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;

- suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;

- în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură, o referire specifică şi clară la factura iniţială şi la detaliile specifice care se modifică.

Orice document sau mesaj care modifică şi care se referă în mod specific şi fără ambiguităţi la factura iniţială are acelaşi regim juridic ca şi o factură.

Facturile pot fi emise şi primite în format electronic dacă acestea conţin informaţiile prezentate mai sus.

Condiţii de emitere a facturilor

Persoana impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar, în următoarele situaţii:

a) pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate;

b) pentru fiecare vânzare la distanţă pe care a efectuat-o, în condiţiile art. 132 alin. (2) şi (3) Cod Fiscal;

c) pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condiţiile art. 143 alin. (2) lit. a) - c) Cod Fiscal;

d) pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operaţiunile menţionate la lit. a) şi b).

Important!

Prin excepţie de la cele menţionate mai sus, pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate şi pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operaţiunile menţionate la lit. a) şi b), persoana impozabilă nu are obligaţia emiterii de facturi pentru operaţiunile scutite fără drept de deducere a taxei conform art. 141 alin. (1) şi (2) Cod Fiscal, dar operaţiunile vor fi consemnate în documente potrivit legislaţiei contabile.

Persoana înregistrată conform art. 153 trebuie să autofactureze fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii către sine cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă.

Persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA conform art. 153 Cod Fiscal au obligaţia să întocmească autofactura numai în scopuri de TVA pentru bunurile de mică valoare acordate gratuit în cadrul acţiunilor de protocol, doar atunci când valoarea fiecărui cadou oferit este mai mare de 100 lei. În situaţia în care s-a exercitat dreptul de deducere a taxei aferente achiziţiei bunurilor respective, persoana impozabilă însumează valoarea depăşirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plată şi colectează taxă. Se consideră că livrarea de bunuri are loc în ultima zi lucrătoare a perioadei fiscale în care au fost acordate bunurile gratuit şi a fost depăşit plafonul. Baza impozabilă, respectiv valoarea depăşirilor de plafon, şi taxa colectată aferentă se înscriu în autofactura care se include în decontul întocmit pentru perioada fiscală în care persoana impozabilă a acordat bunurile gratuit în cadrul acţiunilor de protocol şi a depăşit plafonul. Pentru bunurile/serviciile acordate gratuit în cadrul acţiunilor de protocol în cursul anului 2012 se aplică prevederile legale în vigoare în anul 2012, inclusiv în ceea ce priveşte modul de determinare a depăşirii plafonului şi a perioadei fiscale în care se colectează TVA aferente acestei depăşiri.

Bunurile acordate gratuit în cadrul acţiunilor de sponsorizare sau mecenat nu sunt considerate livrări de bunuri dacă valoarea totală în cursul unui an calendaristic se încadrează în limita a 3 la mie din cifra de afaceri constituită din operaţiuni taxabile, scutite cu sau fără drept de deducere, precum şi din operaţiuni pentru care locul livrării/prestării este considerat a fi în străinătate potrivit prevederilor art. 132 şi 133 Cod Fiscal. Încadrarea în plafon se determină pe baza datelor raportate prin deconturile de taxă depuse pentru un an calendaristic. Nu se iau în calcul pentru încadrarea în aceste plafoane sponsorizările şi acţiunile de mecenat, acordate în numerar, şi nici bunurile pentru care taxa nu a fost dedusă. Depăşirea plafoanelor constituie livrare de bunuri cu plată şi se colectează taxa ce va fi inclusă în decontul întocmit pentru ultima perioadă fiscală a anului respectiv. Pentru bunurile/serviciile acordate gratuit în cadrul acţiunilor de sponsorizare şi mecenat în cursul anului 2012 se aplică prevederile legale în vigoare în anul 2012, inclusiv în ceea ce priveşte modul de determinare a depăşirii plafonului şi a perioadei fiscale în care se colectează TVA aferente acestei depăşiri.

Persoana impozabilă trebuie să emită o autofactură, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei, pentru fiecare transfer efectuat în alt stat membru, în condiţiile prevăzute la art. 128 alin. (10) Cod Fiscal, şi pentru fiecare operaţiune asimilată unei achiziţii intracomunitare de bunuri efectuate în România în condiţiile prevăzute la art. 130^1 alin. (2) lit. a) Cod Fiscal.

Operaţiuni pentru care nu se emit facturi

Prin excepţie, pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate, persoana impozabilă este scutită de obligaţia emiterii facturii pentru următoarele operaţiuni, cu excepţia cazului în care beneficiarul solicită factura:

a) livrările de bunuri prin magazinele de comerţ cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, conform Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

b) livrările de bunuri şi prestările de servicii, altele decât cele menţionate la lit. a), furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau abonamentelor, accesul pe bază de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, târguri, expoziţii;

c) livrările de bunuri şi prestările de servicii, altele decât cele menţionate la lit. a) şi b), furnizate către beneficiari, persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrările de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate, servicii de reîncărcare electronică a cartelelor telefonice preplătite. Prin norme se vor stabili documentele pe care furnizorii/prestatorii trebuie să le întocmească în vederea determinării corecte a bazei de impozitare şi a taxei colectate pentru astfel de operaţiuni.

Persoana impozabilă care nu are obligaţia de a emite facturi poate opta pentru emiterea facturii.

Cazuri în care se optează pentru emiterea facturii

Persoana impozabilă care are obligaţia de a emite facturi, precum şi persoana impozabilă care nu are obligaţia de a emite facturi dar optează pentru emiterea facturii pot emite facturi simplificate în oricare dintre următoarele situaţii:

- atunci când valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro. Cursul de schimb utilizat pentru determinarea în euro a valorii facturii este cursul prevăzut la art. 139^1 Cod Fiscal;

- în cazul documentelor sau mesajelor care modifică şi care se referă în mod specific şi fără ambiguităţi la factura iniţială şi au acelaşi regim juridic ca şi o factură.

Persoana impozabilă poate întocmi o factură centralizatoare pentru mai multe livrări separate de bunuri, prestări separate de servicii, către acelaşi client, în următoarele condiţii:

- să se refere la operaţiuni pentru care a luat naştere faptul generator de taxă sau pentru care au fost încasate avansuri într-o perioadă ce nu depăşeşte o lună calendaristică;

- toate documentele emise la data livrării de bunuri, prestării de servicii sau încasării de avansuri să fie obligatoriu anexate la factura centralizatoare.

Beneficiarii pot emite facturi în numele şi în contul furnizorului/prestatorului în condiţiile stabilite prin norme.

De asemenea, pot fi emise facturi de către un terţ în numele şi în contul furnizorului/prestatorului în condiţiile stabilite prin norme, cu excepţia situaţiei în care partea terţă este stabilită într-o ţară cu care nu există niciun instrument juridic referitor la asistenţa reciprocă.

În situaţia în care nu optează pentru emiterea de facturi simplificate, aceştia au obligaţia întocmirii unui document centralizator pentru fiecare perioadă fiscală care să cuprindă cel puţin următoarele informaţii:

- un număr de ordine;

- data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri şi/sau prestarea de servicii;

- denumirea bunurilor livrate şi/sau a serviciilor prestate;

- cantitatea bunurilor livrate;

- baza de impozitare a livrărilor de bunuri/prestărilor de servicii ori, după caz, avansurile încasate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;

- indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;

- valoarea totală a bazei de impozitare şi a taxei colectate.

Alte precizări

De asemenea, se vor avea în vedere:

• persoana impozabilă nu are obligaţia de a emite facturi pentru avansurile încasate în legătură cu o livrare intracomunitară de bunuri efectuată în condiţiile art. 143 alin. (2) Cod Fiscal;
• sumele indicate pe factură se pot exprima în orice monedă cu condiţia ca valoarea TVA colectată să fie exprimată în lei. În situaţia în care valoarea taxei colectate este exprimată într-o altă monedă, aceasta va fi convertită în lei utilizând cursul de schimb prevăzut la art. 139^1 Cod Fiscal;
• utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar. Acceptul clientului de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că deţine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum şi că are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea conţinutului şi lizibilitatea facturii;
• pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă şi primită în format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opţiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip .xml sau .pdf;
• facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise şi primite în format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create în format electronic prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise şi primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice;
• autenticitatea originii, integritatea conţinutului şi lizibilitatea unei facturi, indiferent că este pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoană impozabilă stabileşte modul de garantare a autenticităţii originii, a integrităţii conţinutului şi a lizibilităţii facturii;
• semnarea şi ştampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conţină factura;
• persoana impozabilă trebuie să asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un terţ în numele şi în contul său, precum şi a tuturor facturilor primite;
• persoana impozabilă poate decide locul de stocare a facturilor, cu condiţia ca acestea sau informaţiile stocate să fie puse la dispoziţia autorităţilor competente fără nicio întârziere ori de câte ori se solicită acest lucru. Cu toate acestea, locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabilă nu poate fi situat pe teritoriul unei ţări cu care nu există niciun instrument juridic referitor la asistenţa reciprocă;
• prin excepţie de la prevederile aliniatului de mai sus persoana impozabilă care are sediul activităţii economice în România are obligaţia de a stoca pe teritoriul României facturile emise şi primite, precum şi facturile emise de client sau de un terţ în numele şi în contul său, altele decât cele electronice pentru care persoana impozabilă garantează accesul on-line organelor fiscale competente. Aceeaşi obligaţie îi revine şi persoanei impozabile stabilite în România printr-un sediu fix cel puţin pe perioada existenţei pe teritoriul României a sediului fix;
• în situaţia în care locul de stocare nu se află pe teritoriul României persoanele impozabile stabilite în România în sensul art. 125^1 alin. (2) Cod Fiscal trebuie să comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor sau a informaţiilor stocate;
• facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise sau puse la dispoziţie. În cazul facturilor stocate prin mijloace electronice, persoanele impozabile vor stoca prin mijloace electronice şi datele ce garantează autenticitatea originii şi integritatea conţinutului facturilor;
• în scopuri de control, organele fiscale competente pot solicita traducerea în limba română, în anumite situaţii sau pentru anumite persoane impozabile, a facturilor emise pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii pentru care locul livrării, respectiv prestării se consideră a fi în România, conform prevederilor art. 132 şi 133 Cod Fiscal, precum şi a facturilor primite de persoane impozabile stabilite în România în sensul art. 125^1 alin. (2) Cod Fiscal;
• în scopuri de control, în cazul stocării prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite în alt stat, garantând accesul online la date, persoana impozabilă stabilită în România în sensul art. 125^1 alin. (2) Cod Fiscal are obligaţia de a permite organelor fiscale competente din România accesarea, descărcarea şi utilizarea respectivelor facturi. De asemenea, persoana impozabilă nestabilită în România care stochează prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrările de bunuri şi/sau prestările de servicii impozabile în România are obligaţia de a permite organelor fiscale din România accesarea, descărcarea şi utilizarea respectivelor facturi, indiferent de statul în care se află locul de stocare pentru care a optat;
• persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA care aplică sistemul TVA la încasare au obligaţia să menţioneze în jurnalele pentru vânzări facturile emise pentru livrări de bunuri/prestări de servicii pentru care este obligatorie aplicarea sistemului TVA la încasare, chiar dacă exigibilitatea taxei nu intervine în perioada fiscală în care a fost emisă factura. În cazul acestor operaţiuni, în jurnalele pentru vânzări se înscriu următoarele informaţii:

- numărul şi data documentului de încasare sau data la care a expirat termenul-limită de 90 de zile prevăzut la art. 134^2 alin. (5) Cod Fiscal;

- valoarea integrală a contravalorii livrării de bunuri/prestări de servicii, inclusiv TVA;

- baza impozabilă şi taxa pe valoarea adăugată aferentă;

- valoarea încasată, inclusiv TVA, precum şi baza impozabilă şi TVA exigibilă corespunzătoare sumei încasate sau la expirarea termenului-limită de 90 de zile prevăzut la art. 134^2 alin. (5) Cod Fiscal se evidenţiază dacă există diferenţe de sume neîncasate, care devin exigibile, precum şi baza impozabilă şi TVA exigibilă corespunzătoare sumei respective;

- diferenţa reprezentând baza impozabilă şi TVA neexigibilă.

Facturile care au TVA neexigibilă integral sau parţial vor fi preluate în fiecare jurnal pentru vânzări până când toată taxa aferentă devine exigibilă ori ca urmare a încasării sau la expirarea termenului-limită de 90 de zile;

• persoanele impozabile care fac achiziţii de bunuri/servicii de la persoane care aplică sistemul TVA la încasare înregistrează în jurnalul pentru cumpărări facturile primite pentru livrări de bunuri/prestări de servicii pentru care este obligatorie aplicarea sistemului TVA la încasare, chiar dacă exigibilitatea, respectiv deductibilitatea taxei, nu intervine în perioada fiscală în care a fost emisă factura. Persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA care aplică sistemul TVA la încasare înregistrează în jurnalul pentru cumpărări facturile primite pentru livrări de bunuri/prestări de servicii chiar dacă taxa nu este deductibilă în perioada fiscală în care a fost emisă factura. În jurnalele pentru cumpărări vor fi menţionate şi următoarele informaţii:

- numărul şi data documentului de plată;

- valoarea integrală a contravalorii achiziţiei de bunuri/prestării de servicii, inclusiv TVA;

- baza impozabilă şi taxa pe valoarea adăugată aferentă;

- valoarea plătită, inclusiv TVA şi corespunzător baza impozabilă şi TVA exigibilă;

- diferenţa reprezentând baza impozabilă şi TVA neexigibilă.

Aceste documente nu sunt formulare tipizate stabilite de Ministerul Finanţelor Publice. Fiecare persoană impozabilă poate să îşi stabilească modelul documentelor pe baza cărora determină taxa colectată şi taxa deductibilă conform specificului propriu de activitate, dar acestea trebuie să conţină informaţiile minimale precizate mai sus şi să asigure întocmirea Decontului de TVA, formular 300.

*

Bază legală: Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificările şi completările ulterioare; Ordonanţa Guvernului nr. 15/2012 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul Fiscal şi prin Hotărârea Guvernului nr. 1071/2012 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 44/2004 au fost aduse modificări privind utilizarea facturilor fiscale.